Politique de confidentialité

GROUPE GERMAIN INC. et les sociétés affiliées (ci-après : « GERMAIN HÔTELS ») accordent une grande importance à votre vie privée et s’engagent à protéger vos renseignements personnels.

Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels en naviguant nos sites internet ou dans le cadre de nos activités d’hôtellerie ou de restauration, nous supposons que vous acceptez que ces renseignements soient traités de la manière décrite dans cette politique.

Quelle est la portée de la politique ?

Cette politique vous concerne. Elle décrit la façon dont nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels lorsque vous nous les fournissez sur nos sites ou dans le cadre de nos activités d’hôtellerie ou de restauration. Cette politique contient également de l’information sur la manière dont vous pouvez exercer vos droits, par exemple, pour accéder à vos renseignements ou les faire rectifier.

Nos sites peuvent contenir des liens vers d’autres sites web ou ressources exploités par des tiers, par exemple lorsque vous utilisez la carte interactive pour localiser nos hôtels au Canada. Lorsque vous cliquez sur ces liens, vous entrez en contact avec un autre site web ou une autre ressource qui peut recueillir des renseignements à votre sujet. Ces sites et ressources sont régis par les politiques de ces tiers et GERMAIN HÔTELS n’assume aucune responsabilité à leur égard.

La présente politique doit être lue conjointement avec la Politique relative aux témoins de connexion, qui est disponible ici.

La politique de confidentialité qui s’applique au recrutement des candidats et aux employés du GERMAIN HÔTELS se trouve ici.

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels ?

Nous recueillons vos renseignements personnels, notamment lorsque vous :

faites une réservation pour l’un de nos hôtels ou restaurants, ou encore pour la location de salles

visitez nos sites, automatiquement ou lorsque vous nous les fournissez directement

vous créez un compte et vous vous y connectez

nous fournissez autrement des renseignements personnels, directement ou indirectement, par exemple lors de vos déplacements dans nos établissements, à l’aide de caméras de sécurité ou de cartes d’accès.

Quels renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi ?

Lesquels ?	Pourquoi ?
Lors de votre réservation
Nom et prénom Coordonnées : adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone. Détails de la réservation : prix, chambre réservée, date(s) du séjour, particularités liées à la réservation. Renseignements de paiement	S'assurer qu'il s'agit bien de vous Donner suite à votre demande de réservation de chambre(s), de restaurant ou de salle(s) pour un événement Communiquer avec vous en lien avec la réservation, par exemple pour confirmer la réservation ou sonder votre avis sur la qualité du service Avec votre accord, vous abonner à notre infolettre
Lors de votre séjour ou de votre événement
Préférences et habitudes : restrictions alimentaires, détails de votre véhicule automobile, présence d'un animal de compagnie, passe-temps, chambre favorite, etc. Enregistrement de vos allers et venues à l'aide des cartes d'accès Déplacements captés par vidéosurveillance	Vous offrir un service personnalisé et de qualité Assurer la sécurité des lieux et surveiller les espaces communs
Lors de votre navigation sur nos sites
Renseignements personnels fournis dans nos formulaires (p. ex. inscription à un concours, achat d'une carte-cadeau) Technologies de traçage ou d'analyse de trafic (voir notre Politique sur la gestion des témoins)	Donner suite à votre demande, par exemple pour émettre votre carte-cadeau ou sélectionner les gagnants à un concours
Renseignements liés à votre compte
Nom, coordonnées complètes Nom d'utilisateur (adresse courriel) et mot de passe Historique de séjours passés et à venir Préférences et habitudes : contexte des séjours, activités favorites, préférences culinaires, etc.	Pour vous créer un profil d'utilisateur et vous authentifier lors de vos prochaines connexions Vous permettre de gérer vos réservations Vous proposer des offres, promotions et forfaits personnalisés ou exclusifs Avec votre accord, vous abonner à notre infolettre
Les renseignements personnels listés ne sont pas nécessairement exhaustifs. Ils vous sont fournis afin de vous permettre de mieux comprendre comment nous utilisons les renseignements personnels que vous nous fournissez.

Comment obtenons-nous votre consentement ?

La façon dont nous obtenons votre consentement (c’est-à-dire de quelle manière) dépend des circonstances.

Il arrive que nous vous demandions votre consentement de façon explicite. Cela dit, le consentement peut aussi être implicite, c’est-à-dire qu’il est déduit de votre silence ou de certaines particularités.
Si nous voulons utiliser vos renseignements personnels à une finalité qui ne vous a pas été indiquée au moment de la collecte ou qui n’est pas prévue par la loi, nous vous demanderons à nouveau votre consentement.

Si vous fournissez des renseignements personnels d’un tiers, vous êtes responsable d’obtenir son consentement.

Si vous n’avez pas l’âge de consentir selon les lois applicables à votre lieu de résidence, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement d’un parent ou d’un tuteur.

Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées dans la section Comment nous joindre ?

À qui communiquons-nous vos renseignements personnels ?

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres organisations comme nos partenaires ou fournisseurs de services, aux fins listées dans la section Quels renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi ?

Dans ce cas, nous nous efforcerons de protéger les renseignements personnels communiqués au moyen d’ententes et d’engagements écrits, leur demandant d’adopter de bonnes pratiques et mesures de confidentialité conformes à nos attentes.

Catégorie de tiers	Ce qu'ils font pour nous
Fournisseurs de services (et leurs fournisseurs de services)	Pour exploiter nos sites ou réaliser nos activités d'hôtellerie ou de restauration, nous faisons appel à des fournisseurs qui agissent en notre nom. Ces fournisseurs sont engagés pour : héberger nos serveurs ; développer nos sites et pour nous assister dans notre conception numérique; organiser nos campagnes marketing et publicitaires; faciliter nos opérations (p. ex. logiciels de gestion hôtelière ou de gestion des réservations); envoyer des communications marketing comme notre infolettre ; traiter vos paiements; gérer certains programmes comme les cartes cadeaux; réaliser des statistiques et analyses sur votre comportement lorsque vous interagissez avec nous ou avec nos sites nous offrir des solutions de sécurité (p. ex. cartes d'accès et caméras de vidéosurveillance).
Partenaires	Il peut arriver que nous partagions vos renseignements personnels à certains partenaires qui n'agissent pas en notre nom, mais qui ont besoin d'obtenir ces renseignements personnels pour un projet en particulier, par exemple pour certains concours éphémères réalisés en partenariat avec d'autres organisations.
Sociétés affiliées	Nous communiquons vos renseignements personnels entre sociétés affiliées, c'est-à-dire principalement entre nos bannières Germain Hôtels et Hôtels Alt, pour vous offrir un service personnalisé et de qualité, peu importe où vous êtes. Nous échangeons également des renseignements personnels entre sociétés affiliées en raison de notre organisation corporative et des services centralisés qui peuvent être offerts par une société aux autres.
Tribunal, forces policières et autres organismes publics	Nous pouvons partager vos renseignements personnels lorsque la loi, un règlement ou une ordonnance du tribunal, une citation à comparaitre, une demande valide ou un mandat de perquisition l'exigent ou le permettent, ou en réponse à une enquête ou à toute autre demande légitime. Par exemple, il arrive que nous recevions des demandes de la police locale, dans le cadre d'enquêtes. Nous nous assurons toujours d'être autorisés à y donner suite avant de divulguer des renseignements personnels.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?

Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins indiquées dans cette politique, sauf si la loi ou une situation exceptionnelle exige ou permet que nous les gardions plus longtemps. Ce pourrait être le cas, par exemple, en cas de litige.

Où conservons-nous vos renseignements personnels ?

Nous conservons actuellement les renseignements personnels recueillis sur nos sites ou dans le cadre de nos opérations hotellières ou de restauration dans nos serveurs au Canada et aux États-Unis. Nous demandons une conformité aussi exigeante que la Loi 25. Ceci étant, vos renseignements personnels peuvent être détenus et utilisés dans tout pays dans lequel nous utilisons des fournisseurs de services tiers. Par conséquent, il se peut que nous communiquions des Renseignements personnels dans des pays autres que votre pays/province/état de résidence.

Si nous communiquons des renseignements personnels en dehors du Québec, où les lois sur la protection de la vie privée peuvent différer, nous nous assurerons que vos renseignements disposent d’un niveau de protection équivalent à celui du Québec, par exemple à l’aide de mesures contractuelles.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?

Nous mettons en place des procédures et des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection de vos renseignements personnels, qu’ils soient conservés dans nos serveurs ou chez un de nos fournisseurs de services.

Toutefois, aucune mesure de sécurité n’est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité ou l’exactitude des renseignements que vous nous avez fournis ou de votre compte a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement à l’adresse indiquée dans la section Comment nous joindre ?

Quels droits avez-vous à l’égard vos renseignements personnels ?

Nous pouvons vous demander de fournir une preuve d’identité avant de répondre à votre demande. Ces renseignements d’identification ne seront utilisés qu’à cette fin.

Vous avez plusieurs droits relativement à vos renseignements personnels, notamment :

Droit d’accès et de rectification	Droit de retirer votre consentement
Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et en obtenir copie. Si un renseignement personnel vous concernant est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, vous pouvez exiger qu’il soit rectifié.	Vous pouvez demander à retirer votre consentement à notre utilisation ou communication de vos renseignements personnels. Dans la plupart des cas, le retrait de votre consentement signifie que nous ne serons plus en mesure de répondre à votre demande ou de vous fournir le service demandé. Autrement, nous vous informerons des conséquences de votre demande dans notre réponse.

Pour exercer vos droits, veuillez adresser une demande écrite à notre Responsable de la protection des renseignements personnels.

Comment nous joindre ?

Vous pouvez adresser toute demande, question, plainte ou tout commentaire concernant la présente aux coordonnées suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels

1200, rue Des-Sœurs-Du-Bon-Pasteur, local 500 — Québec (Québec), Canada G1S OB1
renseignementspersonnels@germainhotels.com

Allons-nous mettre à jour cette politique ?

Cette politique est en vigueur à la date de mise à jour qui figure en bas de la page.

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de temps à autre. Lorsque nous apportons des modifications importantes à cette politique, elles prennent effet immédiatement lorsque l’avis de modification vous est rendu disponible sur notre site internet.

Dernière mise à jour : Octobre 2024.

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